Pedidos genéricos
Os pedidos genéricos são contratos de compra de longo prazo entre uma empresa e um fornecedor para a entrega de produtos em uma base recorrente com preços predeterminados.
Os pedidos genéricos são úteis quando os produtos são comprados consistentemente do mesmo fornecedor, mas em quantidades diferentes e em momentos diferentes.
Ao simplificar o processo de pedidos, os pedidos genéricos não apenas economizam tempo, mas também dinheiro, pois podem ser vantajosos para negociar preços em massa com os fornecedores.
Criar um novo pedido genérico
Para criar pedidos genéricos, ative o recurso Contratos de compra nas configurações do aplicativo Compras. Navegue até e, na seção Pedidos, clique na caixa de seleção de Contratos de compra. Em seguida, clique em Salvar para implementar as alterações.
Para criar um pedido aberto, acesse , e clique em Novo. Isso abre um novo formulário de acordo de compra.
Configure os seguintes campos no novo formulário de acordo de compra para estabelecer regras predeterminadas para o acordo de longo prazo recorrente:
Vendor: the supplier to whom this agreement is tied, either once or on a recurring basis. The vendor can be selected directly from the drop-down menu next to this field.
Buyer: the user assigned to this specific blanket order. By default, this is the user who created the agreement; the user can be changed directly from the drop-down menu next to this field.
Agreement Type: the type of purchase agreement this blanket order is classified as. Use the drop-down menu to choose Blanket Order if not already selected.
Currency: the agreed-upon currency to be used for this exchange. If multiple currencies have been activated in the database, the currency can be changed from the drop-down menu next to this field.
Agreement Validity: the date range this agreement should be valid for. If this blanket order should not expire, leave this field blank.
Reference: the source purchase order (PO) that this blanket order is tied to. If this blanket order should not be tied to any existing PO (Purchase Order), leave this field blank.
Operation Type: the operation type that should be applied to this order once it is delivered.
Company: the company assigned to this specific blanket order. By default, this is the company that the user creating the blanket order is listed under. If the database is not a multi-company database, this field cannot be changed, and defaults to the only company listed in the database.
Depois que todos os campos relevantes tiverem sido preenchidos, clique em Adicionar uma linha para adicionar produtos na coluna Produto. Em seguida, na coluna Quantidade, altere a quantidade de cada produto e defina um preço na coluna Preço unitário.
Clique em Confirmar para salvar este novo acordo de compra.
Uma vez confirmado, o estágio do pedido aberto muda de Rascunho para Confirmado, o que significa que este acordo pode ser selecionado e usado ao criar novos |SCs|.
Crie um novo |SDC| a partir do pedido genérico
Após confirmar um pedido aberto, novas cotações podem ser criadas diretamente no formulário do pedido aberto. RfQs (Requests for Quotation) usando este formulário são pré-preenchidas com informações baseadas nas regras definidas no formulário. As quantidades totais de produtos solicitados através de RfQs (Requests for Quotation) vinculadas são automaticamente atualizadas no campo Pedidos no acordo.
Além disso, novas cotações são automaticamente vinculadas a este formulário de pedido aberto, através do botão inteligente RFQs/Orders no canto superior direito do formulário.
Para criar uma nova cotação a partir do formulário de pedido global, clique no botão Nova cotação. Isso abre uma nova |SDC|, que é pré-preenchida com as informações corretas, dependendo das configurações definidas no formulário de pedido genérico.
No novo formulário de |SDC|, clique em Enviar por e-mail para redigir e enviar um e-mail para o fornecedor listado. Clique em Imprimir SDC para gerar um PDF imprimível da cotação; ou, quando estiver pronto, clique em Confirmar pedido para confirmar o PO (Purchase Order).
Depois que o PO (Purchase Order) tiver sido confirmada, clique novamente no formulário de pedido genérico (pelas trilhas de navegação, na parte superior da página). No formulário de pedido genérico, agora há uma |SDC| listada no botão inteligente SDCs/Pedidos no canto superior direito do formulário. Clique no botão inteligente SDCs/Pedidos para ver o PO (Purchase Order) que acabou de ser criado.
Reposição
Quando um pedido genérico é confirmado, uma nova linha de fornecedor é adicionada na aba Compras dos produtos incluídos no pedido.
Isso faz com que os pedidos genéricos sejam úteis para Reposição automatizada, porque as informações sobre o Fornecedor, Preço e o Acordo são referenciadas na linha do fornecedor. Essas informações determinam quando, onde e a que preço o produto deve ser reabastecido.
