Encerramento do exercício fiscal
O encerramento do exercício fiscal é essencial para manter a precisão financeira, estar em conformidade com as regulamentações, tomar decisões informadas e garantir transparência nos relatórios.
Exercícios fiscais
Por padrão, o exercício fiscal é configurado para durar 12 meses e termina em 31 de dezembro. No entanto, sua duração e data de término podem variar devido a considerações culturais, administrativas e econômicas.
Para modificar esses valores, vá para . Na seção Períodos Fiscais, altere o campo Último Dia, se necessário.
Se o período durar mais ou menos de 12 meses, ative Exercícios Fiscais e Salvar. Volte para a seção Períodos Fiscais e clique em oi-arrow-right Exercícios Fiscais. Depois, clique em Novo, dê um Nome e ambos um Data de Início e Data de Término.
Lista de verificação de fim de ano
Antes do encerramento
Antes de encerrar um exercício fiscal, certifique-se de que tudo está preciso e atualizado:
Make sure all bank accounts are fully reconciled up to year-end and confirm that the ending book balances match the bank statement balances.
Confirm that all customer invoices and vendor bills have been created and all draft entries have been either confirmed or cancelled, as needed.
Ensure the accuracy of all expenses and validate them.
Check that all received payments have been encoded and confirmed.
Close all suspense accounts <accounting/journals/bank-cash-cc>.
Ensure loans are properly registered for automatic amortization calculations.
Review overdue payables and receivables aged over 60 days, and assess whether a provision for uncertain liabilities or an allowance for doubtful accounts is required.
Book all depreciation and deferred revenue entries.
Encerrando um exercício fiscal
Depois, para encerrar o exercício fiscal:
Run a tax report <accounting/reporting/tax-report>, and verify that all tax information is correct.
Reconcile all accounts on the balance sheet <accounting/reporting/balance-sheet>:
Update the bank balances in Odoo to reflect the actual balances as per the bank statements.
Reconcile all transactions in the cash and bank accounts by running the aged receivables <accounting/reporting/aged-receivable> and aged payables <accounting/reporting/aged-payable> reports.
Audit all accounts, fully understanding all transactions and their nature, including loans and fixed assets.
Optionally, match payments <accounting/payments/payments-matching> to validate any open vendor bills and customer invoices with their payments. While this step is optional, it could assist the year-end closing process if all outstanding payments and invoices are reconciled, potentially finding errors or mistakes in the system.
A seguir, o contador provavelmente verifica os itens do balanço patrimonial e as entradas contábeis para:
year-end manual adjustments,
work in progress,
depreciation journal entries,
loans,
tax adjustments,
etc.
Durante a auditoria de encerramento do exercício, o contador pode imprimir cópias em papel de todos os itens do balanço patrimonial (por exemplo, empréstimos, contas bancárias, despesas antecipadas, declarações de imposto sobre vendas) para compará-los com os saldos registrados no Odoo.
Data de bloqueio de tudo
Definir uma data de bloqueio impede modificações em qualquer lançamento contábil postado com data contábil em ou antes da data de bloqueio. Também impede o lançamento de novas entradas com data contábil em ou antes da data de bloqueio. Nesses casos, o sistema define automaticamente a data contábil para o dia seguinte à data de bloqueio.
Para definir uma data de Bloquear Tudo, acesse . Na janela Bloquear Lançamentos Contábeis, defina a data de Bloquear Tudo e Salvar.
Após definir a data de Bloquear Tudo, uma exceção <accounting/year-end/lock-date-exception> pode ser feita se uma modificação for necessária.
Exceção de data de bloqueio
Usuários com direitos de acesso de Administrador <accounting/accountant-access-rights> ao aplicativo Contabilidade podem criar exceções. Para fazer isso:
After setting and saving a lock date, go to . In the Lock Journal Entries window, remove the Lock Everything date.
In the Exception banner, choose if this exception should be set for me (the current user) or for everyone, and how long it should last.
A Reason for this exception can be added.
All of this information is logged in the chatter of the company record.
Resultado do exercício
Ao final de um exercício fiscal, uma empresa quase sempre terá um lucro líquido ou uma perda líquida que é calculada pela soma das contas de receita e despesa da demonstração de resultados. O Odoo exibe o resultado do ano N como uma linha dinâmica chamada Resultado Transportado no saldo de verificação e no livro razão geral do ano N+1. Para limpar esta linha dinâmica, crie um lançamento contábil manual <accounting/year-end/manual-je> no ano N para o resultado de encerramento usando uma conta de tipo Resultado do Exercício <accounting/year-end/appropriation>.
Equilibrando o saldo de verificação
Um saldo de verificação está, por padrão, sempre equilibrado (significando que a soma dos débitos iguala a soma dos créditos) porque registra a soma de todos os lançamentos contábeis que são eles mesmos equilibrados. No entanto, as contas do balanço patrimonial (ativos, passivos e patrimônio líquido) carregam seus saldos dos exercícios fiscais anteriores, enquanto as contas de resultado (receita, despesa e contas de apropriação <accounting/year-end/appropriation>) são redefinidas para zero no início de um novo exercício fiscal. Esta diferença no comportamento das contas deixaria o saldo de verificação desequilibrado se não fosse pela linha dinâmica - Resultado Transportado - que equilibra temporariamente essa diferença até que um lançamento contábil manual <accounting/year-end/manual-je> explícito seja feito para apropiar o lucro ou a perda. Postar uma entrada explícita em uma conta de resultado do exercício <accounting/year-end/appropriation> no encerramento do ano "neutraliza" a linha dinâmica e garante que o saldo de verificação seja equilibrado por itens reais de lançamentos contábeis. Este lançamento contábil manual não precisa ser feito imediatamente após o término do exercício fiscal porque o saldo de verificação está sempre equilibrado, mas sempre que o lucro/perda da empresa estiver pronto para ser apropriado, este lançamento contábil manual substitui a linha dinâmica.
Contas de apropriação (resultado do exercício)
Contas de apropriação (também chamadas pelo seu tipo de conta, resultado do exercício) são usadas para alocar o lucro ou a perda de uma empresa, seja essa alocação para reservas, dividendos ou qualquer outro destino. Há várias informações-chave a saber sobre essas contas e como funcionam:
Annual reset: Like the income and expenses accounts that are also found on the profit and loss statement, allocation accounts have their opening balances reset at the beginning of a fiscal year.
P&L presentation: These accounts appear at the bottom of the profit and loss statement.
No profit effect: Unlike income and expenses accounts, these accounts do not affect the calculation of the net profit.
Balance sheet counterparts: Only the counterparts of the journal items that debit or credit appropriations accounts (e.g., the dividends payable or the reserve accounts) appear on the balance sheet. This maintains a strict separation between the process of distributing profit and the resulting liabilities or equity.
Lançamento contábil manual
Para consolidar receitas e despesas e substituir a linha dinâmica Resultado Transportado por um item de lançamento explícito que equilibre o saldo de verificação, crie um lançamento contábil manual seguindo estes passos:
Go to .
Click the New button.
Add a Reference such as Annual Closing [YEAR], replacing [YEAR] with the current year.
Set the Accounting Date to the end of the fiscal year in which the profit or loss was incurred.
In the Journal Items tab, add the necessary appropriation lines. In the case of recording a profit, debit one or more appropriation (current year earnings) accounts. In the case of recording a loss, credit one or more appropriation (current year earnings) accounts. Either way, to fully distribute the year's profit or loss, the amount should sum to the amount that is on the dynamic Result Brought Forward line of the trial balance for the year after the profit or loss was incurred.
Add one or more additional lines that credit (in the case of a profit) or debit (in the case of a loss) one or more destination accounts to balance the journal entry. Depending on the localization and the situation, the destination account(s) will vary, but they could be other appropriation (current year earnings) accounts, equity accounts, current liabilities accounts, or a combination thereof. The sum of these lines must balance the line(s) from the previous step.
Click Post.
Encerramento anual
Para completar o processo de encerramento do exercício fiscal e finalizar o encerramento anual, vá até o painel de Contabilidade e clique em Declarações Fiscais no diário Declarações Fiscais do painel de Contabilidade. Alternativamente, vá para .
Esta visualização exibe uma lista cronológica de todos os retornos pendentes, incluindo declarações fiscais <accounting/tax-returns/vat-report>, adiantamentos <accounting/tax-returns/advance-payments> (baseados na localização fiscal), e encerramentos anuais. Um Encerramento Anual pendente segue duas etapas: revisão <accounting/year-end/annual-closing/review> e envio <accounting/year-end/annual-closing/submit>. O item Encerramento Anual inclui:
A period (year).
A deadline date.
The related company and branch(es) <general/branches>, if applicable.
Action steps, such as Review <accounting/year-end/annual-closing/review> and Submit <accounting/year-end/annual-closing/submit>, which turn green when completed.
Action buttons for key tasks.
A fa-ellipsis-v (vertical ellipsis) menu for additional options.
Revisar
Para começar a revisar um encerramento anual, clique na linha de encerramento anual. A visualização de verificações de encerramento anual exibe o seguinte, dependendo da localização fiscal:
Aged payables per partner: Review payables without a partner.
Aged receivables per partner: Review receivables without a partner.
Bank Reconciliation: Reconcile all bank account transactions up to year-end.
Deferred Entries: Ensure start and end dates are correctly set on bills and invoices.
Earnings Allocation: After adjustments, transfer the result brought forward to an equity account.
Fixed Assets: Ensure assets are properly registered for automatic depreciation calculation.
Loans: Ensure loans are properly registered for automatic amortization calculations.
Manual Adjustments: Complete any necessary manual adjustments and internal checks.
No draft entries: Review and post draft invoices, bills, and entries in the period, or change their accounting date.
Overdue payables: Review overdue payables aged over 60 days and assess the need for an allowance for uncertain liabilities.
Overdue receivables: Review overdue receivables aged over 60 days and assess the need for an allowance for doubtful accounts or expected credit loss provision, as per IFRS 9 guidelines.
Total Receivables: Verify that the total aged receivables equals the customer account balance.
Total payables: Verify that the total aged payables equals the vendor account balance.
Algumas das verificações são executadas automaticamente, enquanto outras servem como lembretes para revisar tarefas essenciais. Cada cartão de verificação é rotulado como:
Reviewed (highlighted in green): The check has passed.
To review (highlighted in grey): Action is required before the check can be manually marked as Reviewed or Supervised.
Anomaly (highlighted in red): The automatic check detects an issue. There are two options:
Click the failed check's card to fix the issue.
Click Anomaly and select Reviewed or Supervised to pass the check without fixing the issue.
Após todas as verificações de fechamento terem sido aprovadas, rotuladas como Revisado ou Supervisionado, clique em Validar para concluir a etapa Revisão. O fechamento anual poderá então ser submetido <accounting/year-end/annual-closing/submit>.
Enviar
Após o retorno fiscal ter concluído a etapa Revisão <accounting/tax-returns/vat-return-review>, clique em Enviar.
Se uma janela pop-up Instruções de Envio aparecer, dependendo da localização fiscal, siga as Instruções locais e clique em Marcar como Enviado.