Processos de faturamento
Dependendo do seu negócio e do aplicativo que você usa, existem diferentes maneiras de automatizar a criação da fatura do cliente no Odoo. Normalmente, o projeto de fatura é criado pelo sistema (com informações provenientes de outros documentos como pedido de venda ou contratos) e o contador só tem que validar o rascunho e enviar as faturas em lote (por correio normal ou e-mail).
Dependendo do seu negócio, você pode optar por uma das seguintes formas de criar rascunhos de faturas:
Vendas
Pedido de Vendas ‣ Fatura
Na maioria das empresas, os vendedores criam cotações que se tornam pedidos de vendas assim que são validadas. Em seguida, faturas preliminares são criadas com base no pedido de venda. Você tem opções diferentes como:
Invoice manually: use a button on the sale order to trigger the draft invoice
Invoice before delivery: invoice the full order before triggering the delivery order
Invoice based on delivery order: see next section
A fatura antes da entrega geralmente é usada pelo aplicativo de comércio eletrônico quando o cliente paga no pedido e nós entregamos depois. (pré-pago)
Para a maioria dos outros casos de uso, é recomendável faturar manualmente. Permite ao vendedor acionar a fatura sob demanda com opções: faturar todo o pedido, faturar um percentual (adiantamento), faturar algumas linhas, faturar um adiantamento fixo.
Esse processo é bom para serviços e produtos físicos.
Pedido de venda ‣ Pedido de entrega ‣ Fatura
Os varejistas e o comércio eletrônico geralmente faturam com base nos pedidos de entrega, em vez do pedido de venda. Esta abordagem é adequada para negócios onde as quantidades que você entrega podem ser diferentes das quantidades pedidas: alimentos (fatura baseada em Kg reais).
Dessa forma, se você entregar um pedido parcial, só fatura o que realmente entregou. Se você fizer pedidos em atraso (entrega parcial e o restante posteriormente), o cliente receberá duas faturas, uma para cada pedido de entrega.
Pedido do e-Commerce ‣ Fatura
Um pedido do e-Commerce também acionará a criação do pedido quando ele for totalmente pago. Se você permitir o pagamento de pedidos por cheque ou transferência bancária, Odoo apenas criará um pedido e a fatura será acionada assim que o pagamento for recebido.
Contratos
Contratos regulares ‣ Faturas
Se você usa contratos, pode acionar a fatura com base no tempo e material gasto, despesas ou linhas fixas de serviços / produtos. Todo mês, o vendedor irá disparar a fatura com base nas atividades do contrato.
As atividades podem ser:
fixed products/services, coming from a sale order linked to this contract
materials purchased (that you will re-invoice)
time and material based on timesheets or purchases (subcontracting)
expenses like travel and accommodation that you re-invoice to the customer
Você pode faturar no final do contrato ou acionar faturas intermediárias. Essa abordagem é usada por empresas de serviços que faturam principalmente com base no tempo e no material. Para empresas de serviços que faturam com base no preço fixo, eles usam um pedido de venda regular.
Contratos recorrentes ‣ Faturas
Para assinaturas, uma fatura é acionada periodicamente, automaticamente. A frequência da faturação e os serviços / produtos faturados são definidos no contrato.
Outros
Como criar uma fatura manualmente
Os usuários também podem criar faturas manualmente, sem usar contratos ou pedidos de venda. É uma abordagem recomendada, se você não precisa gerenciar o processo de vendas (cotações), nem a entrega dos produtos ou serviços.
Mesmo que você gere a fatura de um pedido de venda, pode ser necessário criar faturas manualmente em casos de uso excepcionais:
if you need to create a refund
If you need to give a discount
if you need to change an invoice created from a sales order
if you need to invoice something not related to your core business
Ressequenciamento das faturas
Ainda é possível ressequenciar as faturas, mas com algumas restrições:
The feature does not work when entries are previous to a lock date.
The feature does not work if the sequence is inconsistent with the month of the entry.
It does not work if the sequence leads to a duplicate.
The order of the invoice remains unchanged.
It is useful for people who use a numbering from another software and who want to continue the current year without starting over from the beginning.
Digitalização de faturas com reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
A digitalização de faturas é o processo de codificação automática de faturas tradicionais em papel em formulários de faturas em sua contabilidade.
O Odoo usa tecnologias de OCR e inteligência artificial para reconhecer o conteúdo dos documentos. Os formulários de faturas de fornecedores e de clientes são criados e preenchidos automaticamente com base nas faturas digitalizadas.