Visitantes
No aplicativo Frontdesk do Odoo, um visitante refere-se a qualquer não-funcionário (por exemplo, técnico de reparo, candidato a emprego, auditor, etc.). As chegadas e saídas de visitantes podem ser registradas para fins de segurança, garantindo um registro preciso de quem está nas dependências.
Lista de visitantes
Para acessar uma lista completa de visitantes que fizeram check-in, navegue até .
Todos os visitantes são apresentados em uma visualização de lista, com os seguintes detalhes que foram inseridos no momento do check-in:
Name: the guest's name.
Visitor Company: the company the guest represents.
Phone: the guest's phone number.
Drinks*: the drink the guest requested.
Host: who the guest is waiting to see.
CheckIn: the date and time the guest checked in.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is removed.
Duration: the amount of time the guest has been checked in for.
Station: the location of where the guest checked in.
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Cancelled.
Email*: the guest's email address.
Company*: the company the guest is there to visit. This field is only available if in a multi-company database.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the oi-settings-adjust (adjust settings) icon in the top-right corner of the list.
Na extremidade direita das colunas com título na página Visitantes, há uma coluna sem título, na qual o status do hóspede pode ser atualizado.
Quando um visitante sair, clique no botão disponível Check out para atualizar o registro e registrar a data e a hora em que ele saiu.
Se um convidado agendado chegar e não fez check-in usando um quiosque Frontdesk, ele pode fazer check-in a partir desta lista, clicando no botão Check in disponível para registrar a data e hora de chegada.
Ao lado da coluna de status sem título, aparece um botão Bebida servida, mas somente se esse visitante específico tiver solicitado uma bebida.
Quando a bebida tiver sido servida, clique no botão Bebida servida para indicar que a bebida foi entregue ao visitante. Depois de clicado, esse botão desaparece.
No lado direito da linha, um botão Print Badge (Imprimir Crachá) aparece apenas para visitantes planejados. Clique neste botão para baixar um arquivo PDF do crachá do visitante. O crachá exibe a data e hora em que o visitante fez check-in, o nome e empresa do visitante, quem eles estão visitando e o logotipo da empresa que estão visitando.
Se qualquer coluna não estiver visível, ou se uma coluna visível preferir ser ocultada, clique no ícone oi-settings-adjust (ajustar configurações), localizado no final da linha superior. Isso revelará um menu suspenso com opções de coluna para ativar ou desativar. Um ícone fa-check (verificado) indica que a coluna está visível.
Visitantes planejados
Quando convidados são esperados, como candidatos a emprego, funcionários do governo ou novos fornecedores, pode ser útil inserir as informações do visitante com antecedência. Quando os visitantes chegarem, eles podem utilizar a opção Quick Check In (Check-in Rápido) no quiosque, em vez de inserir todas as suas informações manualmente na chegada.
Insira as informações de convidados esperados com antecedência criando um convidado planejado no aplicativo Frontdesk.
Para criar um visitante planejado, navegue até e clique em Novo. Em seguida, insira as mesmas informações que qualquer outro visitante <frontdesk/list> no formulário de convidado que será exibido. Os únicos campos obrigatórios são o Nome do visitante e a Estação na qual ele deve chegar.
O status Planejado de um hóspede planejado somente muda para Entrada registrada quando ele faz o check-in dentro da lista Visitantes do aplicativo.
Se um visitante fizer o check-in usando um quiosque, verifique se todos os registros estão atualizados e se a lista de visitantes que estão atualmente no local está correta. Certifique-se de fazer o check-in e/ou check-out das entradas corretas, para que a lista de visitantes reflita corretamente quem está no local no momento.
Certifique-se de que os visitantes planejados sejam informados de que não devem fazer o check-in pelo quiosque se estiverem listados como visitas planejadas com antecedência.
Fluxo de visitantes
Check-in do visitante
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk <frontdesk/kiosk>, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
Depois que todas as informações são inseridas, o visitante toca no botão Check-In.
Check-in de visitante planejado
Quando um visitante planejado <frontdesk/planned> chega a uma instalação, ele primeiro se aproxima de um quiosque Frontdesk <frontdesk/kiosk>. Se houver visitantes planejados para aquele dia, um painel de Quick Check In (Check-in Rápido) aparece no lado direito do quiosque, perguntando Are you one of these people? (Você é uma dessas pessoas?). Abaixo da pergunta está uma lista de todos os visitantes programados para chegar naquele dia.
Clique no nome correspondente na lista para fazer check-in.
Bebidas
Se houver bebidas configuradas para a estação, após tocar em Check-in, uma tela de confirmação de registro será carregada, juntamente com a pergunta: Quer uma bebida?
O visitante pode tocar em Sim, por favor ou Não, obrigado.
Se selecionarem Yes, please (Sim, por favor), uma tela de seleção de bebida aparece e as opções pré-configuradas são listadas. O visitante então toca na seleção desejada ou, se não quiser nada, pode tocar no botão Nothing, thanks (Nada, obrigado) na parte inferior da tela.
Se uma seleção de bebida tiver sido feita, é exibida a mensagem Obrigado por se registrar! Sua bebida está a caminho.
Notificações
Depois que o visitante faz o check-in, uma notificação é enviada para a pessoa que está visitando e para todos os outros usuários que devem ser notificados dos check-ins no quiosque. A notificação é feita por e-mail, SMS, chat em Mensagens ou qualquer combinação dessas três opções.
Se o visitante solicitou uma bebida, os usuários configurados como People to Notify (Pessoas a Notificar) no formulário de bebida são notificados através do aplicativo Discuss. A mensagem que aparece é: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name). ((Nome do Visitante) acabou de fazer check-in. Solicitou (Nome da Bebida).)
Depois que a bebida é entregue ao visitante, a pessoa que a entregou é responsável por marcar a bebida como entregue.
Para marcar uma bebida como entregue, navegue até e escolha o cartão da estação desejada que exibe (Nº) Bebidas a serem servidas.
Isso abre uma lista de todos os visitantes que fizeram check-in nessa estação e estão esperando por uma bebida. Clique no botão Bebida servida no final da linha do visitante que foi servido. Assim que ele for marcado como tendo sua bebida servida, o visitante desaparecerá da lista.
Check-out
Depois que o visitante tiver concluído seus negócios e deixado o local, é importante fazer o check-out para manter os registros precisos.
Para fazer o check-out dos visitantes corretamente, navegue até e escolha o cartão da estação desejada, que exibe (Nº) Bebidas a serem servidas. Isso abre uma lista de todos os visitantes que estão atualmente fazendo check-in nessa estação.
Clique no botão Check-out próximo ao final da linha para o visitante que saiu. Depois de ser marcado como check-out, o visitante desaparece da lista.
Mantenha sempre uma lista exata de quem está no local em um determinado momento. Isso é importante para fins de segurança e no caso de emergências.