1. DATEV ATCH

Vá para Contabilidade › Relatórios › Razão Geral, clique no botão fa-cog (Ações) e selecione Datev ATCH (zip).

Envie o arquivo ZIP baixado através do software DATEV Belegtransfer.

Se você não tiver o software DATEV Belegtransfer instalado em seu computador, peça ajuda ao seu consultor fiscal.

O arquivo ZIP contém dois tipos de arquivos:

• the individual invoice/bill files (PDF, JPEG, etc.) for the selected period on the general ledger, and

• a document.xml file used to generate a unique ID (GUID) for each file.

Esses IDs únicos são essenciais, pois permitem que DATEV vincule automaticamente os arquivos aos itens de diário individuais, que serão importados com o arquivo DATEV DATA na próxima etapa.

2. DATEV DATA

Vá para Contabilidade › Relatórios › Razão Geral, clique no botão fa-cog (Ações) e selecione Datev DATA (zip).

Transfira o arquivo ZIP baixado para seu consultor fiscal. Ele deve importar o arquivo ZIP no DATEV Rechnungswesen.

Verifique com seu consultor fiscal com que frequência ele precisa desses arquivos.

O arquivo ZIP contém três arquivos CSV:

• the EXTF_customer_accounts.csv file containing all information related to your customers,

• the EXTF_vendor_accounts.csv file containing all information related to your vendors, and

• the EXTF_accounting_entries.csv containing all journal items for the period defined on the general ledger, as well as the unique IDs (GUID) so that the journal items can be linked to the files inside the DATEV ATCH ZIP file.

Compreendendo GoBD em relação ao software de contabilidade

O GoBD é vinculativo para empresas que precisam apresentar contas, o que inclui PMEs, freelancers e empresários, às autoridades financeiras. Como tal, o próprio contribuinte é o único responsável pela manutenção completa e exaustiva de dados relevantes para fins fiscais (dados financeiros e relacionados mencionados anteriormente).

Além dos requisitos de software, o usuário é obrigado a garantir sistemas de controle interno (em conformidade com a seção 146 do Código Fiscal):

• access rights control;

• segregation of duties, functional separating;

• entry controls (error notifications, plausibility checks);

• reconciliation checks at data entry;

• processing controls; and

• measures to prevent intentional or unintentional manipulation of software, data, or documents.

O usuário deve distribuir as tarefas dentro de sua organização para as posições relevantes (controle) e verificar que as tarefas sejam realizadas adequada e completamente (supervisão). O resultado desses controles deve ser registrado (documentação), e caso erros sejam encontrados durante esses controles, medidas apropriadas para corrigir a situação devem ser implementadas (prevenção).

Segurança de dados

O contribuinte deve proteger o sistema contra qualquer perda de dados devido à exclusão, remoção ou roubo de qualquer dado. Se os registros não forem suficientemente protegidos, a escrituração será considerada como não estando em conformidade com as diretrizes da GoBD.

Uma vez que os lançamentos foram finalmente postados, eles não podem mais ser alterados ou deletados via aplicação.

• If Odoo is used in the cloud, regular backups are part of the Odoo Online service. In addition, regular backups can be downloaded and backed up on external systems.

  Veja também:

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• If the server is operated locally, the user is responsible for creating the necessary backup infrastructure.

Responsabilidade do editor de software

Considerando que a GoBD se aplica apenas ao contribuinte, o editor de software não pode de forma alguma ser responsabilizado pela documentação precisa e em conformidade dos dados transacionais financeiros de seus usuários. Ele pode apenas fornecer as ferramentas necessárias para que o usuário respeite as diretrizes relacionadas ao software descritas na GoBD.

Garantindo conformidade através do Odoo

As palavras-chave, quando se trata de GoBD, são: rastreável, verificável, verdadeiro, claro e contínuo. Em resumo, você precisa ter um arquivamento à prova de auditoria em vigor, e o Odoo fornece-lhe os meios para alcançar todos esses objetivos:

1. Traceability and verifiability

   Each record in Odoo is stamped with the creator of the document, the creation date, the modification date, and who modified it. In addition, relevant fields are tracked. Thus, it can be seen which value was changed by whom in the chatter of the relevant object.
2. Completeness

   All financial data must be recorded in the system, and there can be no gaps. Odoo ensures that there is no gap in the numbering of the financial transactions. It is the responsibility of the user to encode all financial data in the system. As most financial data in Odoo is generated automatically, it remains the responsibility of the user to encode all vendor bills and miscellaneous operations completely.
3. Accuracy

   Odoo ensures that, with the correct configuration, the correct accounts are used. In addition, the control mechanisms between purchase orders and sales orders and their respective invoices reflect the reality of the business. It is the responsibility of the user to scan and attach the paper-based vendor bill to the respective record in Odoo. Odoo Documents helps you automate this task.
4. Timely booking and record-keeping

   As most financial data in Odoo is generated by the transactional objects (for example, the invoice is booked at confirmation), Odoo ensures out-of-the-box timely record-keeping. It is the responsibility of the user to encode all incoming vendor bills in a timely manner, as well as the miscellaneous operations.
5. Order

   Financial data stored in Odoo is, per definition, ordered and can be reordered according to most fields present in the model. A specific ordering is not enforced by the GoBD, but the system must ensure that a given financial transaction can be quickly found by a third-party expert. Odoo ensures this out-of-the-box.
6. Inalterability

   With the German Odoo localization, Odoo is in standard configured in such a way that the inalterability clause can be adhered to without any further customization.

Exportação GoBD

Em caso de fiscalização, a autoridade fiscal pode solicitar três níveis de acesso ao sistema de contabilidade (Z1, Z2, Z3). Esses níveis variam desde acesso direto à interface até a entrega dos dados financeiros em um dispositivo de armazenamento.

Em caso de entrega de dados financeiros em um dispositivo de armazenamento, a GoBD não impõe o formato. Pode ser, por exemplo, em XLS, CSV, XML, Lotus 123, formato SAP, formato AS/400 ou outro. O Odoo suporta exportação de dados financeiros em CSV e XLS pronta para uso. A GoBD recomenda a exportação em um formato GoBD específico baseado em XML (veja "Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" §3), mas não é obrigatório.

Não conformidade

Em caso de infração, você pode esperar uma multa e uma ordem judicial exigindo a implementação de medidas específicas.

Configuração

Instale <general/install> os módulos Alemanha - Certificação para Ponto de Venda (l10n_de_pos_cert) e Alemanha - Certificação para Ponto de Venda do tipo restaurante (l10n_de_pos_res_cert).

Registro da empresa na autoridade fiscal

Para registrar sua empresa, abra o aplicativo Configurações, clique em Atualizar Informações na seção Empresas e preencha os seguintes campos:

• Company Name

• Address

• VAT

• St.-Nr. (Steuernummer) this number is assigned by the tax office to every taxable natural or legal person (e.g., 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) this number is used as a permanent identification number for economically active persons.

Você pode então registrar sua empresa através da fiskaly abrindo a aba Fiskaly e clicando no botão Registro Fiskaly.

Após o registro ser finalizado, novos campos aparecem:

• Fiskaly Organization ID refers to the ID of your company on fiskaly's side.

• Fiskaly API Key and Fiskaly API Secret are the credentials the system uses to access the services offered by fiskaly.

Criar um sistema de segurança técnica e vinculá-lo a um PDV

Para usar um ponto de venda na Alemanha, primeiro crie um TSS (Sistema de Segurança Técnica) indo para Ponto de Venda › Configuração › Ponto de Venda, selecionando o Ponto de Venda para editar, depois marcando a caixa Criar TSS na seção API Fiskaly.

Após a criação do TSS ser bem-sucedida, você pode encontrar:

• TSS ID, which refers to the ID of your TSS on fiskaly's side, and

• Fiskaly Client ID, which refers to your POS on fiskaly's side.

Exportação DSFinV-K

Sempre que você fecha o registro do PDV, os detalhes dos pedidos são enviados para o serviço DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) da fiskaly.

Em caso de auditoria, você pode exportar os dados enviados para DSFinV-K indo para Ponto de Venda › Pedidos › Exportações DSFinV-K › Novo.

Esses campos são obrigatórios:

• Start Datetime: export data with dates larger than or equal to the given start date

• End Datetime: export data with dates smaller than or equal to the given end date

Deixe o campo Ponto de Venda em branco para exportar os dados de todos os seus pontos de venda; especifique um se deseja exportar dados apenas para este PDV específico.

Quando uma exportação é acionada com sucesso e está sendo processada, o campo Estado deve mencionar Pendente. Clique em Atualizar Estado para verificar se está pronta.